Business-Etikette für E-Mails

Jedes E-Mail ist eine Chance: Sie können Ihre Leserinnen und Leser darin unmittelbar von der Professionalität und der Kundennähe Ihres Unternehmens überzeugen. Wenn Sie aber gegen die Business-Etikette verstoßen, stehen Sie rasch abseits. Mit folgenden Tipps sind Sie auf der sicheren Seite:

1. Wählen Sie einen aussagekräftigen Betreff. Der Betreff entscheidet darüber, ob Ihr E-Mail überhaupt gelesen wird. Ein Mail mit dem Betreff „Kundeninformation“ lässt die Leserin oder den Leser völlig im Unklaren. Ein Betreff à la „So sparen Sie 50 Prozent Energiekosten“ signalisiert hingegen konkreten Nutzen und weckt dadurch Interesse.

2. Formulieren Sie jedes E-Mail wie einen Geschäftsbrief. Werden Sie nicht schlampig, weil Sie den vermeintlich lockeren elektronischen Weg gewählt haben. Achten Sie auch im E-Mail auf Groß- und Kleinschreibung, korrekte Zeichensetzung und vollständige Sätze. Steigen Sie mit einer persönlichen Anrede ein und verabschieden Sie sich am Ende freundlich mit einer Grußformel.

3. Stellen Sie eine Signatur an den Schluss. Stellen Sie sich vor, ein Geschäftspartner überreicht Ihnen beim ersten Termin eine Visitenkarte nur mit seinem Namen. Sie werden irritiert sein. Ähnlich verhält es sich bei E-Mails. Richten Sie eine vollständige Signatur mit Adresse und Kontaktdaten ein und senden Sie diese mit.

4. Fassen Sie sich kurz. Viele E-Mails sind unnötig lang. Tun Sie den Leserinnen und Lesern einen Gefallen und beschränken Sie sich auf das Wesentliche. Verwenden Sie einfache Wörter und schreiben Sie kurze Sätze und Absätze. Bei längeren E-Mails können Sie mit Zwischenüberschriften arbeiten.

5. Vermeiden Sie Abkürzungen und setzen Sie Icons sparsam ein. Befreien Sie sich von Abkürzungen wie „CU“ für „See you“. Das Ausschreiben ist höflicher und vermeidet Missverständnisse. Icons wie der verbreitete Smiley :) sind eine Frage des persönlichen Stils. Setzen Sie solche Icons sparsam ein und wenn. dann so, dass sie jeder versteht.

6. Beantworten Sie E-Mails in angemessener Zeit. Beantworten Sie eingehende E-Mails möglichst innerhalb von 24 Stunden und längstens nach zwei Tagen. Aktivieren Sie ein automatisches Antwort-Mail, wenn Sie länger nicht erreichbar sind. Darin informieren Sie die Empfängerin und den Empfänger, wann Sie wieder da sind und wer Sie während Ihrer Abwesenheit vertritt.

7. Versenden Sie keine vertraulichen Informationen per E-Mail. Achten Sie darauf, keine heiklen Informationen mit E-Mails zu versenden. Schreiben Sie nur solche Inhalte, die auch auf einer Postkarte stehen könnten.

8. Betreiben Sie kein „Flaming“. Sie sind wütend und wollen Ihren Ärger per E-Mail loswerden? Warten Sie ab und beruhigen Sie sich wieder. Viele Menschen, die spontan beleidigende Nachrichten (Flames) versenden, bereuen dies im Nachhinein. Lesen Sie Ihre Nachrichten vor dem Versenden in jedem Fall noch einmal gut durch.

9. Überlegen Sie vorab, ob das E-Mail zum Anlass passt. In manchen Fällen ist ein Mail die falsche Wahl: zum Beispiel für spezielle Glückwünsche oder Beileidsbezeugungen. Auch für Einladungen zu Feiern ist eine gedruckte Einladung oder ein Brief meist stilvoller.

10. Wählen Sie die Empfänger mit Bedacht aus. Viele erhalten derart viele E-Mails, dass sie gar nicht mehr angemessen reagieren können. Halten Sie den Verteiler klein und verzichten Sie im Zweifelsfall auf das cc-Feld. Manche Geschäftspartner deuten es als Misstrauen oder Respektlosigkeit, wenn andere Empfänger cc gesetzt sind.

Eine Anmerkung zum Schluss: Die elektronische Post wird in Deutschland weiblich aufgefasst (die E-Mail) und in der Schweiz sächlich (das E-Mail). In Österreich gehen wir wie so oft den Mittelweg: Hierzulande werden beide Formen eingesetzt …

 

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